RPA徹底攻略~今更聞けない意味からオススメツールまで

“自動化は我々の敵である必要がない。なぜなら機械は我々の生活を楽にしてくれるからね。我々が手綱さえきちんと握っているのであれば。”

– ジョン・F・ケネディ

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はじめに

「RPA」という言葉を一度は聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。

今ではテレビ番組でも特集が組まれるほど注目を集めています。

実際にRPAを導入した企業では、人材不足の解消やコスト削減などの成果をあげていることが知られています。

そこで、このガイドではRPAの意味や特徴、導入するメリット、導入に適している業務、おすすめのRPAツールなどについて紹介します。

Step 1 RPAの基本を理解する

RPAの導入に踏み切った企業の中には、RPAがどのようなものかを理解せずにプロジェクトを進め失敗してしまうケースもあります。

まずは、RPAの定義や特徴を押さえておきましょう。

RPAは面倒な事務作業を自動化する「ソフトウエア型ロボット」

RPAとは、「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の3つの頭文字で表した略語で、パソコンでの事務作業を人間の代わりに自動化して行う「ソフトウエア型のロボット」のことです。

ロボットと言っても、一般的な部品を組み立てるロボットとは異なり、パソコンのソフトウエアの中でだけ稼働するロボットです。RPAを導入すれば面倒な事務作業を自動化できるため、業務の効率化につなげられるでしょう。

RPAのタイプ別の特徴

RPAは、デスクトップパソコンに直接導入する「デスクトップ型RPA」や、社内サーバーに導入する「サーバー型RPA」、オンラインで使用するクラウド上に導入する「クラウド型RPA」の3タイプに分けられます。それぞれの特徴を確認しておきましょう。

デスクトップ型RPA

デスクトップ型RPAはデスクトップ型パソコン1台に対して導入できるRPAで、稼働範囲はデスクトップ型パソコン内のみです。

RPAを導入したパソコンでできる業務だけを自動化するため、RPAの導入から業務の自動化までスムーズに行えます。また、各パソコン上であれば、他システムとの連携も可能です。

サーバー型RPA 

サーバー型RPAは社内サーバーで稼働することのできるRPAで、サーバー内の膨大なデータやルールを一括管理できます。

自社サーバーでRPAを稼働できるため、各部署のパソコン1台1台に導入する手間やコストがかかりません。

さらに、自社サーバーを通してパソコンで複数のロボットを稼働させられます。一度に2つ以上の業務を同時に自動化できるため、生産性の向上に役立てられるでしょう。

クラウド型RPA 

クラウド型RPAはクラウド上に導入できるRPAで、インターネット上での作業を自動化できます。クラウドサービスに限定した導入になるため、導入コストを安く抑えられるメリットがあります。その反面、クラウドサービス以外との連携は難しいでしょう。

個人や部署などの小規模の導入には「デスクトップ型」が向いています。事業拡大で小規模から大規模に展開するなら「サーバー型」を選ぶと良いでしょう。クラウド上の作業に限定できる「クラウド型」なら、導入コストを最小限に抑えられます。

RPAが注目される背景

RPAが注目されている理由として、少子高齢化にともなう生産年齢人口の減少や働き方改革による要請があげられます。

日本では生産年齢人口が減少することで、人材の確保が難しくなってきました。

さらに、政府が発表した「働き方改革」により、長時間労働の業種や月間の残業時間数の制限が求められるようになっています。

限られた時間や人材で生産性を向上させるためには、業務の効率化が欠かせません。

一つの対策として、RPAの導入が注目されているのです。

Step 2 RPAの導入メリットを理解する

RPAは具体的にどのようなメリットがあるのか気になる人もいらっしゃることでしょう。

このステップでは、RPAを導入するメリットを紹介します。

人材不足を解消できる

RPAを導入する大きなメリットは、人材不足を解消できることです。

人材不足の問題は業種によって偏りがあり、深刻化している企業にとっては生産年齢人口の減少はさらなる追い打ちとなっています。

これらの企業にとって人材不足の解消は優先課題と言えるでしょう。

生産性が向上し、コストを削減できる

RPAを導入すれば生産性が向上し、業務にかかわる人件費や経費などのコストを削減できます。

RPAは業務をルール化して一度だけ記録させれば、たんたんと業務をこなしてくれます。

RPAに任せられる業務が増えれば、社員は思考力や集中力を要する業務を集中して行えるようになるでしょう。

結果として生産性の向上につなげることができるのです。

また、浮いたコストを従業員に還元することで、離職対策にもなります。

人的なミスを防げる

RPAを導入するメリットとして、人的なミスを防げることがあげられます。

どんなに優秀な人でも体調の変化や繁忙期で作業量が増えれば、ミスをしてしまう場合があるものです。

とは言え、小さなミスだとしても情報漏洩といった大きなトラブルに発展してしまえば、企業の信頼問題にかかわります。

その点、RPAは記録した業務を確実にこなすため、人的なミスを防ぐことができるのです。

Step 3 RPA導入に適しているかを判断する

RPAを導入すれば業務の効率化を図ることができますが、RPAはデスクトップパソコンやサーバー、クラウドサービス上にしか導入できません。

このステップでRPAの導入に適している業務について確認していきましょう。

パソコンでの集計業務

RPAはパソコンでの集計や分析業務に適しており、データの読み込みや社内システムの管理などの作業が得意としています。

人間がデータの読み込みをするとなれば、データの容量によっては読み込みに時間がかかるため、他業務ができず生産性は低下してしまいます。

一方で、RPAを導入すれば、取りこぼしなくスピーディーにデータの読み込みをしてくれます。

自動化しやすいルーチン業務

作業手順やルール化されているルーチン業務であれば、RPAで自動化できます。たとえば、コピペや検索などで完結するデータ入力や請求書の発行などの作業です。

RPAは高速で作業を行うロボットのため、同一の書式やテンプレートを活用するなど、画面が変わらない作業に向いています。

顧客対応業務

RPAはカスタマーサービスなどの顧客を対象とした業務に適しています。

たとえば、顧客からの電話に自動応答や、受信したメールへの回答を定型文の中から選び自動返信できます。

また、メールによる受注内容を受注管理システムに登録することも可能です。電話やメール、チャットなどのオペレーターの業務を軽減してくれるでしょう。

Step 4 RPAツールを活用する

RPAツールの種類は多種多様で、導入を検討する際にどのサービスを選べばいいのか悩む人もいらっしゃることでしょう。ここでは、おすすめのRPAツールを3つ紹介します。

WinActor

「WinActor(ウィンアクター)」はNTTデータが提供するRPAツールです。

新型コロナウイルスの際に給付された「特別定額給付金」の事務業務自動化のために、希望する自治体に対しRPAを無償提供していることでも知られています。

WinActorはパソコンやサーバーに導入でき、Windows上のすべての作業を自動化することが可能です。

企業規模を問わず国産で日本語対応のため、安心して導入できるでしょう。

WinActor

UiPath

「UiPath(ユーアイパス)」は5,000社以上の世界の大手企業で導入されているRPAツールで、各国の政府関連機関や企業で新型コロナウイルスの接触者の特定や対策への取り組みに一役買っています。

海外企業のサービスですが、日本法人も設立されているため、日本語によるサポートを受けられます。

UiPathはデスクトップパソコンやサーバーへの導入が可能です。

UiPath

SynchRoid

「SynchRoid(シンクロイド)」はSoftBankが開発したRPAツールです。

プログラミング言語に長けた人でなくても業務フローの作成やロボットの動作確認をしながら開発をすすめられます。

導入だけでなく、設定や開発、開発にともなう教育、運用のトータルサポートが受けられるのがうれしいポイントです。デスクトップパソコンやサーバーに導入できます。

SynchRoid

まとめ

RPAは企業が抱える人材不足や生産性の向上などの課題を解消し、業務の効率化を促進させるのに有効なツールです。RPAへの理解を深め、RPAの導入を検討してみるのも良いでしょう。

RPAツール選びで悩んだ際は、上記で紹介したツールを参考に選んでみてはいかがでしょうか。

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