報連相、チームコミュニケーションの極意

“ひとりで出来ることは少ないけれども、力を合わせれば、多くを成し遂げられます。”

– ヘレン・ケラー

最終更新日:

はじめに

日々の仕事に追われていると、大切なコミュニケーションを怠ってしまいがちです。

チーム内で意思疎通がとれていないと、情報の伝達が上手くできず、仕事に支障をきたしたり、最悪の場合は人間関係が悪化する場合があります。

一方でミーティングやコミュニケーションの時間が長すぎても、全体的なアウトプット効率は低下するだけです。

ヘレン・ケラーが話すように、上手く力を合わせて、目標を達成するにはどうすればいいでしょう。

ここで重要なポイントは、作業とコミュニケーションのバランスです。

このガイドではチームコミュニケーションや報連相の意味から、作業効率を落とさないコミュニケーションの事例やツールについて紹介していきします。

Step 1 全社員で共通認識をもつ

仕事をする中で、「チームコミュニケーション」や「報連相」という言葉を聞く機会も多いのではないでしょうか。

とくに、報連相は新入社員研修などで教わったという人もいらっしゃることでしょう。

ここでは、あらためてチームコミュニケーションや報連相にどのような意味や役割があるのかについて解説します。

チームコミュニケーションとは

チームコミュニケーションとは、部署やプロジェクトなど共通のゴールや役割をもつチーム間でのコミュニケーションのことです。

チーム間で意見を出し合い、互いに理解し合うことで円滑なコミュニケーションをとることを目的としています。

チームコミュニケーションがとれていると風通しの良い職場環境を確保できる上に、個人で悩んでいる問題もチーム内で相談すればすぐに解決できるでしょう。

互いにアイデアを出し合えば、より目標達成のスピードアップや業務の効率化をすすめられます。

報連相は仕事でのコミュニケーションの基本

報連相(ほうれんそう)は報告・連絡・相談の頭文字をとった造語で、ビジネスパーソンなら誰もが一度は聞いたことがある言葉です。

上司や部下、チーム内でのコミュニケーションの基本と言えます。

報告は仕事の進捗やミス、トラブルなどの状況や結果を伝えることです。連絡は関係者に情報を伝え周知させることを意味します。

相談は判断に困ったときや自分の意見や行動に間違いがないか判断をあおるときに重要な役割があります。

このように、報告・連絡・相談を行い情報共有することで、ミスの発見や迅速な指示出しにつなげられるのです。

見直されている働き方

近年になって、チームコミュニケーションの重要性が見直されてきたのはどのような理由があるのでしょうか。

チームコミュニケーションの重要性が見直されてきた転換点の一つとして、日本政府が2013年5月に国連から過労死や過労自殺に関わる勧告を受けたことを挙げられます。[1]

その後、政府は「働き方改革」として、長時間労働問題や正社員と非正規社員の格差是正などの改善に取り組むことを発表しています。

働き方改革を機に、フレックスタイム制やリモートワークを導入する企業が増え、労働者の働き方の選択肢は広がりを見せてきました。

その一方で、社内の情報共有やコミュニケーション不足が問題視されるようになり、これまで以上にチームコミュニケーションの重要性が問われるようになってきたのです。

企業のイメージアップ

日本は少子高齢化の真っただ中にあり、企業の存続において人材の確保は優先課題の一つになったと言えるでしょう。

企業はいかにして伸びしろのある人材を取り込み、社内の優秀な人材を他社に引き抜かれないようにするのかを考える必要が出てきたのです。

優秀な人材を集めるには企業のイメージアップが欠かせません。

たとえば、社内の風通しが良く、新入社員でも積極的な発言ができるなどチームコミュニケーションの改善を徹底している企業は社内外からのイメージアップにつなげられるでしょう。

Step 2 効率的なコミュニケーションを促進する

チームコミュニケーションや報連相を円滑に行うにはどのような取り組みが効果的なのでしょうか。

一般企業では社内コミュニケーションを高めるためにさまざまな取り組みをすすめています。数多くある事例の中から3つを紹介します。

フリーアドレス制で座席が毎日変わる

社員の座席は定位置に決まっており、固定のパソコンとメールアドレスがひもづけされているのが一般的です。

しかし、フリーアドレス制を導入する企業では、インターネット回線がつながるパソコンがあれば、どこでもメールチェックや仕事のやりとりが可能なため、座席を毎日変えることができるのです。

社内システムで座席を予約したり、一定の時間ごとに座席を変えたりするなどの工夫をしている企業もあります。

座席を固定化しないため、他部署の社員との交流もしやすく、新商品の開発や新プロジェクトの立ち上げにも効果を発揮するでしょう。

社内でサークル活動

社内コミュニケーションのために、社内でサークル活動を行っている企業があります。

サークル活動は業務外で行われており、社員を束縛するものではありません。あくまでも有志だけを募って活動しており、食費を除く活動費を会社で補助しているところも存在します。

社内サークル活動は多岐にわたり、スポーツ系サークルや飲み会サークル、料理サークルなど、さまざまなサークル活動が行われ社員や役員間のコミュニケーションの場として貢献しています。

サークル活動でのコミュニケーションが仕事上でも生かすことができるのです。

夜はお酒が飲める社内食堂

社内コミュニケーションの場として重要な役割を果たしているのが社内食堂です。

社内食堂はすべての社員が利用でき、同僚や他部署での交流の場としても活用されています。

なかでも、ユニークなのが昼間はランチが楽しめる食堂やカフェで、夜はお酒を提供する居酒屋やバーに変身する社内食堂も存在します。

お酒を飲みながら社員同士で交流を深める中で、ちょっとした一言が問題解決の糸口になることもあるのです。

Step 3 最適なツールを活用する

ここでは、円滑なコミュニケーションの実現におすすめのツールを3つ紹介します。どのような機能があるのか、それぞれの特徴を確認しておきましょう。

ChatWork

ChatWork(チャットワーク)は、国内でも知名度の高いビジネスチャットです。

個人や複数人でのグループを簡単に作成し、意見交換や仕事の進捗報告などに活用できます。ファイルのアップロード機能を活用すれば、グループ内でのファイル共有が迅速に行えます。

また、ビデオや音声通話が可能なため、リモートワークでも社内会議への参加が可能です。さらに、自分や担当者に期限付きのタスクを作し、あとから完了報告ができる機能も搭載されています。

ChatWork

Slack

Slack(スラック)は1,500以上のアプリやメッセージ、ファイルを一元管理できるコミュニケーションツールです。

チームやプロジェクト別に、さまざまなチャンネルを作成できます。

チームメンバーはそれぞれのチャンネルへの入退室が自由なことも、Slackの特徴と言えるでしょう。

また、社内だけでなく社外の企業や関係者との共有も可能です。ビデオや音声通話でのミーティングや打ち合わせもできます。

特にスピード感を持ってプロジェクトを進めたい場合にオススメできるツールです。

例えばメールのやり取りだとどうしても連絡が遅くなり、一つの意思決定に1週間以上要することも多くあります。

しかしSlackであれば3分間チャットして話し合って決める、というのもありです。

きめ細かい通知設定を行えるので、チャンネルに特定してスヌーズをかけたり、週末はオフにしたりなどして自分の働き方に合わせて活用出来ることもポイントです。

逆に移動中チャットを全部見ておきたい、という場合もSlackはモバイルアプリが非常によく出来ていて使いやすいので、一度お試しください。

Slack

TeamSticker

TeamSticker(チームステッカー)は、チーム間でのメッセージのやりとりができます。

メッセージには感謝やお祝いの気持ちを伝えられるステッカー付きのカードをつけて送信できる機能があります。

そのカードを見た第三者も共感を示すことができるため、チーム内での気軽なコミュニケーションを可能にします。

さらに、ステッカーを集めると、インセンティブとして社内通貨を獲得でき、社員一人一人のモチベーションアップに貢献してくれるでしょう。

TeamSticker

おわりに

チームコミュニケーションを高めることで、社内の人間関係の改善や業務の効率化が図れます。

自社のコミュニケーションには改善の余地があると感じた人は、上記で紹介したコミュニケーションツールを参考に、社内で提案してみてはいかがでしょうか。

脚注

[1] https://karoshi-boushi.net/data/recommendation/2386.html

👋アドバイスが気に入ったら、、、

無料のニュースレターを購読する

メールやSNSで共有する

より良いアドバイスをお届けするために、コメントやフィードバックを集めています。

最悪役に立たないどちらでもない役に立つ最高
詳しくフィードバックについて聞かせて頂きたい時など、ご連絡差し上げること場合があります。